Nowy rok szkolny, nowe wyzwania - ochrona danych osobowych w szkole

Już wrzesień i nowy rok szkolny rozpoczęty. Ten rok będzie inny niż wszystkie, a to za sprawą nauczania w tych nietypowych czasach. Przetwarzanie danych osobowych w szkole jest konieczne. Właściwie nie można mówić o funkcjonowaniu szkoły bez przetwarzania danych osobowych uczniów ich rodziców czy nauczycieli.

Z przetwarzaniem danych dotyczących zdrowia mamy do czynienia w szkole nie tylko w gabinecie profilaktyki zdrowotnej, ale także przy udzielaniu pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Warto wiedzieć, kto jest administratorem, czyli ustala cele i sposoby przetwarzania danych.

Przetwarzanie danych przez pielęgniarkę w szkole

Zgodnie z przepisami prawa uczniowie są w szkole objęci podstawową opieką zdrowotną, na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy podmiotem leczniczym i szkołą oraz umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej zawartej między podmiotem leczniczym i Narodowym Funduszem Zdrowia.

Zasady funkcjonowania gabinetu profilaktyki zdrowotnej zostały szczegółowo uregulowane w przepisach prawa.

Dyrektor szkoły – dla potrzeb opieki zdrowotnej – jest jedynie zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego gabinetu profilaktyki zdrowotnej oraz za zawarcie umowy z podmiotem leczniczym. Warto w tym miejscu wskazać, że pielęgniarka (pielęgniarz) lub higienistka (higienista) szkolna nie są pracownikami szkoły oraz nie podlegają służbowo jej dyrektorowi. Kwestie dotyczące udzielania świadczeń opieki zdrowotnej, czy związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej ucznia nie należą do obowiązków dyrektora placówki.

Obowiązek właściwego przechowywania dokumentacji medycznej ciąży na podmiocie leczniczym świadczącym opiekę zdrowotną w szkole. Zasady obchodzenia się z tą dokumentacją określają zwłaszcza przepisy ustawy o prawach pacjenta oraz rozporządzeń wykonawczych. W związku z niezależnością świadczenia opieki zdrowotnej, zarówno szkołę, jak i podmiot leczniczy należy traktować jako odrębnych administratorów, którzy sami, każdy w swoim zakresie i celu, są odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych.

Dokumentacja medyczna uczniów jest przechowywana w gabinecie profilaktyki zdrowotnej znajdującym się w szkole przez okres pobierania przez niego nauki w szkole. W przypadku zmiany szkoły, dokumentację tę powinni odebrać opiekunowie prawni lub faktyczni ucznia celem przekazania jej nowej szkole. Natomiast gdy uczeń kończy edukację, pielęgniarka (pielęgniarz) lub higienistka (higienista) szkolna przekazuje dokumentację lekarzowi podstawowej opieki zdrowotnej, który sprawuje opiekę zdrowotną nad uczniem na podstawie deklaracji wyboru lekarza podstawowej opieki zdrowotnej (lekarzowi rodzinnemu). W przypadku np. zaprzestania wykonywania działalności leczniczej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przekazuje dokumentację medyczną podmiotowi przejmującemu jego zadania. Powinno to nastąpić w sposób zapewniający zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Warto przypomnieć, że przepisy o ochronie danych osobowych nie sprzeciwiają się przetwarzaniu danych osób w zakresie np. mierzenia temperatury czy wdrażania kwestionariusza z objawami chorobowymi. Specustawa daje szereg możliwości realizowania zadań przez GIS, który ustala ogólne kierunki działania organów służb sanitarnych. Cały czas aktualne pozostaje oświadczenie Prezesa UODO w sprawie koronawirusa dostępne pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/138/1456, w którym znajduje się informacja, że artykuł 17 specustawy dotyczącej przeciwdziałania COVID-19 wskazuje, że Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny może wydawać m. in. decyzje nakładające obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych.

Pamiętajmy! Dyrektor szkoły musi zapewnić uczniom dostęp do gabinetu profilaktyki zdrowotnej. Nie jest on jednak administratorem danych zawartych w dokumentacji medycznej ucznia w ramach opieki świadczonej w szkole. Zupełnie inaczej jest w przypadku przetwarzania danych uczniów w dokumentacji udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole, gdzie administratorem tych danych jest szkoła.

Przetwarzanie danych uczniów w dokumentacji udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole

Dokumentowanie udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkołach regulują przepisy ustawy Prawo oświatowe.

Uczniowi uczęszczającemu do publicznego przedszkola czy szkoły udzielana jest pomoc psychologiczno-pedagogiczna, którą organizuje dyrektor placówki. To na dyrektorze podmiotu spoczywa obowiązek zapewnienia pomocy dziecku przez odpowiednich specjalistów, którzy to przy jej udzielaniu prowadzą jednocześnie dokumentację zawierającą dane ucznia. W takiej indywidualnej dokumentacji każdego dziecka, ucznia, czy uczestnika objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną, gromadzone są wyniki badań przeprowadzonych i opisanych przez specjalistę prowadzącego dokumentację. Warto podkreślić, że specjalistą udzielającym pomocy psychologiczno-pedagogicznej jest nie tylko pedagog szkolny, ale i psycholog, logopeda czy doradca zawodowy. Dokumentacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielonej uczniowi stanowi część dokumentacji przebiegu nauczania. Zawiera ona dane osobowe ucznia, w tym dane szczególnych kategorii, w szczególności dotyczące zdrowia.

Udzielenie pomocy psychologiczno-pedagogicznej dziecku w przedszkolu czy szkole jest realizacją systemowych zadań tych placówek, nałożonych przepisami prawa. Dlatego też w tym przypadku administratorem zawartych w dokumentacji danych z prowadzonych zajęć w ramach udzielenia pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole jest reprezentujący placówkę dyrektor. To on musi zapewnić zgodne z przepisami prawa przetwarzanie danych osobowych, jak również to on ponosi odpowiedzialność za działania wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w jednostce.

Natomiast w przypadku udzielania uczniom pomocy psychologiczno-pedagogicznej w poradni psychologiczno-pedagogicznej, to administratorem jest poradnia.

źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1674